05 dicas de como se organizar na hora de projetar.

Quem trabalha dentro do mundo da criatividade sabe o quanto é difícil manter os processos organizados, eficientes e produtivos. Diante de tantas referências e trabalhos que acompanhamos no dia-a-dia, seja dentro do escritório ou na faculdade, fica difícil estabelecer um processo organizacional, mas sabemos o quanto é necessário para conseguirmos “dar conta” de tudo.

É natural os escritórios e até mesmo os alunos dentro da universidade, terem dificuldade para se organizar, para isso boas práticas de gestão facilitam a boa comunicação entre tudo que está acontecendo dentro de nossas vidas e tornam todo o processo mais leve.

Ninguém aprende e pensa da mesma maneira, e os processos individuais definem a produtividade de cada pessoa. Porém existem alguns métodos e aplicativos que auxiliam nesses processos de trabalho, e consequentemente auxiliam no aumento da sua produtividade.

Sempre que abordamos o tema organização em nossos cursos, falamos sobre o quanto é importante trabalhar com listas de tarefas. Por isso, como primeira dica, te recomendamos a tirar um tempo para sentar e anotar todas as tarefas que precisam ser feitas, e para isso é muito importante você separar em 3 listas gerais: “A fazer”, “Em desenvolvimento” e “Finalizado”.

Como dica, o Trello, ele é um aplicativo muito eficiente para você criar quadros por projeto, e após isso, ir criando listas e cartões dentro dos quadros. Também é possível criar times dentro desses quadros e ir definindo os responsáveis para cada tarefa, isso torna o aplicativo muito eficiente para organização pessoal e também para trabalhos em equipe.

A segunda dica que recomendamos é sobre a organização de pastas no computador. É muito importante criar um método de organização das pastas, pois como lidamos com diversos tipos de arquivos, é fundamental separá-los e nomeá los corretamente.

Sugerimos separar uma pasta para cada cliente ou componente curricular que está cursando no momento, e dentro desta pasta você pode separar cada etapa e documento.

Por exemplo, aqui no Livre.lab, temos uma pasta chamada “Cursos”, dentro dela temos uma pasta para cada curso, e dentro de cada curso existem subpastas que separam cada documento, material e ficha das turmas.

Você pode adaptar e criar as pastas conforme achar necessário para a sua organização, mas é fundamental você separar todos os documentos e o que for comum deixar agrupado.

A terceira dica é referente a nomeação de arquivos. Nomear os arquivos seguindo um método também é necessário, assim você tem um controle do que está sendo feito e não irá mais sofrer para recuperar arquivos ou procurá-los nas pastas.

Isso é muito fundamental, pois muitas pessoas - incluindo nós, que também já passamos por essa fase haha - são acostumadas a nomear sempre, por “final123”, “final.final”, “agoravai”, “taquaseacabando”… Porém, nomear o arquivo de acordo com um padrão facilita muito a vida, principalmente na hora de compatibilizar arquivos com outros programas, onde o local da pasta é fundamental para manter o link ativo com o software.

Por isso sugerimos que você nomeie a partir do nosso exemplo, e depois você pode adaptá-lo de acordo com sua necessidade:

LIVRE_EP_IM_interior_R00_21032020.

A quarta dica, é sobre a nuvem, para salvar/colocar os arquivos. Aqui no Livre.lab, trabalhamos com os arquivos no Google Drive, e tudo fica em uma grande “nuvem” que armazena todos os nossos arquivos online, assim tudo fica salvo e nada é perdido, até porque ele tem um backup de arquivos que foram apagados até um mês.

Você pode utilizar também o Mega, Dropbox, Onedrive, e muitos outras formas de armazenamento. Muitos deles dão alguns GB para armazenamento gratuito, porém, todos possuem planos acessíveis e você consegue ter bastante espaço para salvar tudo por lá.

A quinta e última dica e não menos importante, é sobre a organização do seu tempo. Você precisa ser realista com o tempo que leva para elaborar cada projeto ou tarefa. Para auxiliar você a ter um controle e saber quanto tempo leva para fazer as atividades, existem alguns aplicativos que contabilizam o seu tempo.

Um dos aplicativos que utilizamos é o TOGGL, nele você consegue colocar o título para a atividade que está realizando e em um clique você já inicia o cronômetro.

Existem outros aplicativos que possuem a mesma função, basta pesquisar e ver qual melhor se adapta às suas necessidades, o que não dá para deixar de fazer, é cronometrar e saber quanto tempo você leva para realizar suas atividades, isso irá te auxiliar na hora de criar orçamentos e colocar prazos para as atividades.

Falando sobre prazos, é fundamental você trabalhar com uma agenda, seja online ou impressa, pois é nela que você irá colocar todos os prazos das atividades e para isso é necessário que você priorize seus trabalhos e dedique o máximo de tempo naquilo que é realmente importante.

Esperamos ter ajudado você a se organizar melhor! E acredite, a adaptação pode ser difícil, mas logo após isso virar um hábito, você se dá conta do quanto ela é importante para conseguir gerenciar todas as atividades a serem desenvolvidas.

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Autor Adelar Jr. Piccinin

Arquiteto e Urbanista formado pela Universidade Federal da Fronteira Sul e colaborador do blog.

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